Partindo do pressuposto que são claras as vantagens associadas ao negócio e aos processos na aquisição de um ERP (Enterprise Resource Planning), tentámos entender e clarificar os critérios ou passos importantes na escolha de um ERP.
É claro ainda que se não acertar na escolha do novo ERP, pode incorrer em altos custos operacionais que afetarão a sua competitividade e potencial de crescimento.
Abaixo poderá encontrar 6 passos que deve ter em conta na escolha do ERP que mais se adequa às necessidades da sua empresa.
1. Defina as áreas e os processos prioritários
Sabendo que um ERP é um investimento a longo prazo, é importante ter claro as necessidades atuais da sua empresa, a dimensão do seu negócio, assim como entender claramente quais os processos críticos da sua empresa e que devem ser considerados prioritários a integrarem na implementação do ERP.
Independentemente da sua atividade, existem inúmeros processos que podem ser automatizados num ERP como a contabilidade, o financeiro, a produção, as vendas ou o marketing. É, portanto, necessário entender quais as atividades que podem ser otimizadas numa gestão que utilize o ERP. Como é que este ponto pode ser abordado? Faça um levantamento de falhas ou situações anteriores que comprometeram ou mostraram exigir mais atenção, seja elas inerentes à produção, vendas ou armazém.
2. Faça uma previsão de quantas pessoas estarão envolvidas
Não há o melhor ERP do mercado, mas sim aquele que mais se adequa ao seu negócio, projetos, processos e necessidades. Mantendo esta afirmação clara, procure entender quantas pessoas estarão envolvidas no projeto, ou seja, quantos utilizadores precisarão de acesso ao sistema e em que áreas. Esta questão impacta, em grande parte, o preço da solução que irá adquirir.
3. Procure um sistema ágil e de fácil implementação
O ERP, além de auxiliar na tomada de decisões fundamentais ao negócio, influencia o fluxo de trabalho dos colaboradores de diferentes áreas da empresa.
Por este motivo é importante garantir que a plataforma permita uma rápida curva de aprendizagem e a sua implementação seja suave na adequação do sistema aos processos e à sua equipa. Por outro lado, ter um parceiro tecnológico com uma equipa capaz de trazer valor acrescentado na ajuda e melhoria dos processos ou adequação do sistema à sua metodologia com o desenvolvimento de soluções à medida – software-house ou com uma forte rede de parceiros, pode ser uma mais valia num investimento a longo prazo.
Durante a avaliação da proposta, entenda se está assegurado no projeto as horas e o investimento em formação e treino da sua equipa – este é um passo importante para o sucesso da implementação do ERP.
4. Avalie o custo-benefício
Não é porque um sistema é mais complexo e promete mais recursos e licenças de utilizador iniciais que será garantidamente o melhor sistema para responder às necessidades diárias da sua empresa. Avalie o custo-benefício de acordo com os serviços prioritários e a sua realidade financeira.
A dica principal de como escolher um ERP sem precisar de se preocupar com o preço é estabelecer um orçamento ideal e, com ele, procurar o parceiro que mais corresponde e dá resposta aos seus processos críticos, ao crescimento da sua empresa, à formação da sua equipa, à apresentação de uma ferramenta funcional e intuitiva e ao alinhamento com a sua estratégia. Optar por uma solução modular, que cresce à medida da sua empresa é uma opção a enquadrar.
5. Procure um ERP escalável
Se a sua empresa é pequena e tem poucos colaboradores, um sistema simplificado pode provavelmente atender a todas as suas necessidades, sem qualquer desenvolvimento à medida ou outros módulos adicionais.
Mantendo isso em mente, deve também considerar o potencial de crescimento do seu negócio, ou no seu envolvimento noutras áreas de negócio e tomar a decisão da escolha do seu ERP baseada nos futuros processos e no controlo dos mesmos. A possibilidade de um sistema modular e escalável, que se “expande” aliado ao crescimento da sua empresa é um ponto determinante. Na escolha do seu ERP procure um sistema que lhe oferece uma alta capacidade de configuração e parametrização e que se integre com os departamentos e equipas críticas ao negócio. Palavras de ordem: configuração, parametrização e integração.
Ou seja, dependendo do tamanho da sua equipa e das mudanças estruturais previstas, é importante que o ERP lhe permita alterar a sua estratégia ou metodologias, se necessário. Assim como incluir mais colaboradores, deverá também poder adicionar novas ferramentas e serviços ao pacote inicial contratado.
O ideal é não perder tempo na migração de dados e sistemas, mas sim adaptar a empresa a uma plataforma intuitiva e funcional e que se enquadre na sua realidade empresarial.
6. Acompanhe os resultados
Saber como e efetivamente escolher o ERP é só o começo. Depois de decidir, deverá acompanhar os resultados que o software oferecerá à sua empresa, para saber se realmente o seu investimento está a produzir o retorno desejado.
Para isso, atualize os seus indicadores de performance e avalie os mesmos no ERP. Avalie se os seus fluxos de trabalho e comunicação interna cumprem as suas expectativas, por exemplo.
Peça feedback aos seus colaboradores e aos utilizadores do software. Caso o resultado não seja ideal, não hesite em testar outras soluções. A migração entre ERPs não precisa de ser uma dor de cabeça. Confie numa equipa experiente e numa solução forte na sua área de negócio, encontre um parceiro capaz de o acompanhar durante todo o processo.
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